Oleh:
Syarif Hidayat
Sudah berapa kalikah anda kehilangan data? Jawabannya pasti sangat beragam, namun bagi mereka yang tiap hari bergelut dengan file-file yang jumlahnya tidak sedikit, dipakai terus menerus dan secara berkala harus diupdate, kejadian ini bisa sangat sering terjadi. Sebagian dari kita mungkin pernah mengalami, skripsi hampir selesai tiba tiba laptop dicuri, harddisk rusak, atau bahkan bisa jadi karena musibah yang lain. Atau mungkin file kehilangan file file penting perusahaan, lembaga atau instansi yang didalamnya ada data-data penting yang sangat dibutuhkan.
Kerugian akan kehilangan data bisa sangat bervariasi tingkatannya, bagi sebagian orang yang memiliki aktifitas sederhana dengan komputer mungkin kerugian bisa dibilang ringan, namun bagi suatu perusahaan data telah menjadi salah satu aset terpenting. Hal tersebut mengingat kehilangan data mungkin akan berakibat terhadap terhentinya aktivitas bisnis yang penting di perusahaan. Kemungkinan lain adalah’ aktivitas dapat berjalan namun membutuhkan waktu yang lama karena dilakukan secara manual.
Konsekuensi komersial lain akibat data hilang adalah terlambatnya pengembangan produk dan layanan, menurunnya produktivitas karyawan dan hilangnya pemasukan. Seperti “Operator misalnya, jika sistem top up mereka mati sejam saja miliaran ruginya. Kalau data hilang, mereka bisa restore berjam-jam. Waktu yang dibutuhkan misal 12 jam, satu jam saja ruginya bisa 30 miliar. Itu sebabnya, proteksi data tak bisa diabaikan.
Sedemikian berartinya data, maka perlu dilakukan langkah-langkah dalam upaya memelihara data dari ancaman kehilangan. Tulisan ini akan mengulas tentang bagaimana seharusnya kita menyimpan data kita agar terhindar dari permasalahan kehilangan data.
Pengertian Data
Ditinjau dari makna leksikal, data adalah catatan atas kumpulan fakta. Data merupakan bentuk jamak dari datum, berasal dari bahasa Latin yang berarti “sesuatu yang diberikan“. Dalam penggunaan sehari-hari data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengukuran atau pengamatan suatu variabel yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata, atau citra.
Di bidang keilmuan (ilmiah), fakta dikumpulkan untuk menjadi data. Data kemudian diolah sehingga dapat diutarakan secara jelas dan tepat sehingga dapat dimengerti oleh orang lain yang tidak langsung mengalaminya sendiri, hal ini dinamakan deskripsi. Pemilahan banyak data sesuai dengan persamaan atau perbedaan yang dikandungnya dinamakan klasifikasi.
Data memiliki arti yang sangat penting bagi kelangsungan suatu perusahaan. Perusahaan membutuhkan penyusunan data baik agar dapat membantu para pengusaha maupun manajernya dalam mengambil sebuah keputusan. Data yang baik dapat disusun dalam sebuah database (basis data). Database memiliki arti penting dalam perusahaan agar dapat mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisa data bisnis perusahaan.
Kehilangan Data
Kehilangan data pada umumnya ditandai dengan satu atau lebih hal berikut:
- Tidak mampu mengakses data dari sistem atau cadangan komputer yang sebelumnya berfungsi
- Penghapusan file tanpa disengaja atau penimpaan struktur kontrol data
- File rusak atau tidak dapat mengakses karena operasi perangkat yang abnormal atau kerusakan
Di antara penyebab lain, kehilangan data dapat dikaitkan dengan kesalahan sistem atau manusia, kondisi lingkungan yang merugikan dan kegagalan perangkat:
- Kehilangan data akibat kesalahan manusia termasuk penghapusan yang disengaja atau tidak disengaja atau penimpaan file.
- Kerusakan karena virus, bug perangkat lunak sistem operasi atau aplikasi, atau kegagalan dalam pemutakhiran juga dapat menyebabkan kehilangan data.
- Penyebab fisik umum pada kehilangan data termasuk hilangnya daya atau lonjakan listrik, terlalu panas, pengosongan elektrostatik (“statis”) dan segala jenis kerusakan fisik pada perangkat atau media penyimpanan dan lebih jauh lagi hilangnya perangkat penyimpan.
Menghindari Terjadinya Kehilangan Data
Jika kita tidak ingin kehilangan data maka semestinya langkah antifipatif harus dilakukan, langkah pertama yaitu mengatasi penyebab pertama yaitu faktor kesalahan manusia. Kurangnya ketelitian menyebabkan hal ini terjadi, maka ketelitian merupakan cara paling ampuh dalam mengatasi masalah human error ini. Ketika kita melakukan proses input data, editing dan lainnya sudah seharusnya kita sadar langkah apa yg semestinya kita lakukan. Menyimpan dokumen baru, menyimpan dengan nama yg berbeda dengan file lainnya agar tidak terjadi kasus data tertimpa file baru, salah langkah dalam editing dan penyimpanan dan langkah lainnya yang dapat menyebabkan data kita hilang sudah seharusnya selalu mengedepankan ketelitian.
Langkah kedua yaitu mengatasi kerusakan data karena virus, bug sistem operasi atau aplikasi dan kegagalan pemutaakhiran. Kerusakan data karena virus bisa di cegah dengan cara memasang antivirus pada perangkat komputer, melakukan pemindaian secara berkala dan secara periodik mengupdate anti virus yang dipasang. Langkah ini perlu secara rutin dilakukan karena perkembangan varian dan kemampuan destruktif virus juga mengalami perkembangan dari hari ke hari. Kehilangan karena bug sistem operasi dan aplikasi bisa dicegah dengan cara menghindari memasang sistem operasi atau aplikasi yang belom secara resmi diluncurkan oleh vendor yang bersangkutan. Sistem operasi atau aplikasi yang belom secara resmi diluncurkan biasanya oleh vendor diberi tambahan nama beta, alpha, RC (release candidate), RTM (Release to Manufacture) atau istilah lain. Kerusakan data akibat kegagalan bisa dihindari dengan cara memastikan hambatan yang memungkinkan menyebabkan kegagalan pemutaakhiran dihindari, seperti terputusnya koneksi internet, gangguan dan gangguan arus listrik.
Langkah ketiga yaitu mencegah terjadinya kerusahakan atau kehilangan data karena penyebab fisik. Jika dilihat dari kasus yang biasa terjadi, kehilangan data lebih banyak disebabkan karena penyebab fisik, baik rusaknya media penyimpanan atau hilang, ini yang paling sering terjadi. Untuk mencegah hal ini beberapa upaya perlu dilakukan:
- Backup Data Sekarang Juga!
Backup data adalah kegiatan menyalin data yang telah tersimpan di dalam harddisk sebuah komputer ke media lain seperti flashdisk, harddisk eksternal, CD, DVD atau media lainnya. Data tersebut dapat berupa dokumen, video, audio, gambar, software dan lain-lain. Backup data ini bertujuan untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya kehilangan data karena kerusakan pada perangkat penyimpanan kita. Banyak orang jarang melakukan backup karena malas, lupa, merasa tidak punya waktu, dan tidak menyadari bahwa kehilangan data bisa terjadi kapan saja. Padahal melakukan backup secara rutin bakal membuat kita lebih aman dari resiko kehilangan berbagai data penting yang kita miliki. Kebanyakan dari kita pasti akan mengalaminya – masa di mana hardisk komputer rusak dan sebagian atau semua data yang ada didalamnya hilang. Mungkin beberapa diantara kita sudah mengalaminya dan sebagian lagi belum. Sama seperti perangkat elektronik lainnya, hardisk, flashdisk juga memiliki umur dan masa pakainya sendiri. Hardisk yang kita miliki sebenarnya hanya menunggu waktu saja untuk habis masa pakainya dan menjadi rusak atau bermasalah. Jadi jika sampai saat ini hardisk kita masih bisa berjalan lancar dan datanya bisa diakses tanpa masalah, maka backuplah berbagai data penting kita sekarang juga.
- Cetak Data jika Diperlukan
Langkah ini adalah cara yang bisa mencegah kita kehilangan data adalah mencetaknya jika memungkinkan, tentunya terbatas hanya pada data yang sifatnya bisa dicetak. Pencetakan bisa dilakukan sebagai langkah alternatif. Banyak pihak menympan arsip berupa hasil cetakan cetakan dokumen yang dirasa penting untuk dimiliki bentuk fisiknya. Bentuk fisik dari data memungkinkan kita bisa menyimpannya tanpa kendala rusak seperti halnya pada perangkat keras penyimapanan. Meski demikian ancaman untuk dokumen cetak adalah kondisi lingkungan yang kurang bersahabat yang bisa mengancam keutuhan data fisik berupa dokumen cetak.
- Manfaatkan Cloud Computing
Perkembangan teknologi informasi membawa banyak perubahan termasuk bagaimana kita seharusnya sekarang ini menyimpan data, salah satunya adalah Cloud Computing. Cloud computing mungkin masih samar terdengar bagi orang awam. Tetapi keberadaan cloud computing di era digital kini sebenarnya telah terasa di tengah masyarakat dalam kehidupan sehari hari seperti penggunaan email dan juga media sosial.
Secara umum, pengertian cloud computing (komputasi awan) merupakan gabungan pemanfaatan teknologi komputer (komputasi) dalam suatu jaringan dengan pengembangan berbasis internet (awan) yang mempunyai fungsi untuk menjalankan program atau aplikasi melalui komputer – komputer yang terkoneksi pada waktu yang sama, tetapi tak semua yang terkonekasi melalui internet menggunakan cloud computing.
Teknologi komputer berbasis sistem Cloud ini merupakan sebuah teknologi yang menjadikan internet sebagai pusat server untuk mengelola data dan juga aplikasi pengguna. Teknologi ini mengizinkan para pengguna untuk menjalankan program tanpa instalasi dan mengizinkan pengguna untuk mengakses data pribadi mereka melalui komputer dengan akses internet.
Penggunaan teknologi dengan sistem cloud cukup memudahkan pengguna selain dalam hal efisiensi data, juga penghematan biaya. Berikut manfaat manfaat yang dapat dipetik lewat teknologi berbasis sistem cloud.
- Semua Data Tersimpan di Server Secara Terpusat
Salah satu keunggulan teknologi cloud adalah memungkinkan pengguna untuk menyimpan data secara terpusat di satu server berdasarkan layanan yang disediakan oleh penyedia layanan Cloud Computing itu sendiri. Selain itu, pengguna juga tak perlu repot-repot lagi menyediakan infrastruktur seperti data center, media penyimpanan/ storage dan lain-lain karena semua telah tersedia secara virtual.
- Keamanan Data
Keamanan data pengguna dapat disimpan dengan aman lewat server yang disediakan oleh penyedia layanan Cloud Computing seperti jaminan platform teknologi, jaminan ISO, data pribadi, dan lain-lain.
- Fleksibilitas dan Skalabilitas yang Tinggi
Teknologi Cloud menawarkan fleksibilitas dengan kemudahan data akses, kapan dan dimanapun kita berada dengan catatan bahwa pengguna (user) terkoneksi dengan internet. Selain itu, pengguna dapat dengan mudah meningkatkan atau mengurangi kapasitas penyimpanan data tanpa perlu membeli peralatan tambahan seperti hardisk. Bahkan salah satu praktisi IT kenamaan dunia, mendiang Steve Jobs mengatakan bahwa membeli memori fisik untuk menyimpan data seperti hardisk merupakan hal yang percuma jika kita dapat menyimpan nya secara virtual/ melalui internet.
- Investasi Jangka Panjang
Penghematan biaya akan pembelian inventaris seperti infrastruktur, hardisk, dan lainnya akan berkurang dikarenakan pengguna akan dikenakan biaya kompensasi rutin per bulan sesuai dengan paket layanan yang telah disepakati dengan penyedia layanan Cloud Computing. Biaya royalti atas lisensi software juga bisa dikurangi karena semua telah dijalankan lewat komputasi berbasis Cloud.
Penerapan Cloud Computing telah dilakukan oleh beberapa perusahaan IT ternama dunia seperti Google lewat aplikasi Google Drive, IBM lewat Blue Cord Initiative, Microsoft melalui sistem operasi nya yang berbasis Cloud Computing, Windows Azure.
Bentuk lain dari Cloud Computing adalah Cloud Storage, ada beberapa layanan Cloud storage yang bisa kita manfaatkan selain yang telah disebut diatas yaitu Google Drive, Blue Cord, Azure, ada pula Drop Box, Mediafire, 4Shared, OneDrive, pCloud, Sync, FlipDrive dan masih banyak lagi yang lainnya. Layanan Cloud Storage ini bisa kita manfaatkan untuk menyimpan File apasaja yg kita miliki dengan cara mengunggahnya ke masing-masing server situs yang bersangkutan.
Selain Cloud Storage kita dapat memanfaatkan layanan Cloud lainnya, yaitu layanan Cloude berdasarkan type file tertentu, seperti Youtube untuk file type Video, Flickr dan Google Photo untuk file tipe Image, Github untuk file-file pemprograman, Scribd untuk dokumen teks dan masih ada beberapa lainnya.
Penutup
Langkah-langkah di atas sudah selayaknya dilakukan agar kita terhindar dari tragedi kehilangan data. Jangan kita korbankan data kita yang sudah dengan susah payah kita susun. Tentunya waktu, pikiran, tenaga bahkan biaya yang tercurah untuk keberadaan data yang kita miliki adalah sangat berharga.
